27 måter å være en stressfri e-postbruker

Av alle tingene som forårsaker en latterlig mengde stress i livet, er e -post definitivt en biggie. Og med tanke på at en studie fant at 28 prosent av den gjennomsnittlige arbeidsuken er brukt på å lese og svare på e -post, er det definitivt noe verdt å prøve å finne ut hvordan du får et bedre håndtak på. Enten det er e-post om natten fra sjefen din som driver deg opp på veggen eller bare den store mengden e-postmeldinger som tetter innboksen generelt, her er 27 måter du kan begynne å være en stressfri e-postbruker akkurat nå. Og for flere måter å mestre denne kunsten vi alle ser på hver dag, se de 17 geniale e -posthakkene som vil forbedre livet ditt.

1 Avslutter abonnement. Avslutte abonnementet. Avslutte abonnementet.

Du får allerede massevis av e -postmeldinger fra folk du kjenner, så alle e -postene som kommer inn fra butikker, online publikasjoner og andre tilfeldige steder er bare å rote opp innboksen din enda mer. Gå gjennom og avslutt abonnementet til stedene du ikke bryr deg om. Og hvis det er for mange til å muligens håndtere på egen hånd, kan du bruke en tjeneste som rull.Meg som kan hjelpe deg å kvitte deg med innboksen med hundrevis av stressende abonnement på få minutter.

2 Hold deg frakoblet i ferien.

Ferie betyr ikke å måtte høre en eneste forespørsel fra din, selv i e-postform. Så hvorfor sjekker du fortsatt i løpet av tiden din? Det andre du drar til turen, slå på en melding uten kontoret for alle som sender noe på din måte-og ikke gjør deg Tør Tenk på å sjekke inn. Jada, ledere er ikke akkurat de beste til å gi sine ansatte personlig plass når de er utenfor klokka, men du har all rett til å glede deg over din Vacay-e-post- og stressfri. Digital detox, her kommer du. Og for flere fantastiske måter å få mest mulig ut av e -posten din, sjekk ut de 15 måtene du skriver e -postmeldinger feil.

3 GO PEN-and-PAPER.

Noen ganger betyr det å være en stressfri e-postbruker å gå bort fra tech og ta tak i god ol 'penn og papir. I følge forskning fra Harvard Business School, kan du slå ned en "svarliste" over hvilke innkommende e -postmeldinger du trenger å adressere kan hjelpe deg med å komme deg gjennom dem mer effektivt. Når du har laget listen din, kan du svare på hva som faktisk må reagerte på og glemme resten.

4 Bruk Gmails "smarte svar" -funksjon.

Hvis du bruker Gmail, er en enkel måte å hjelpe til. I stedet for å måtte utarbeide en lang respons, lar det deg sende en e -post tilbake til noen med et enkelt trykk. De forhåndsbefolkede svarene er ganske korte og søte, men i noen tilfeller, hvorfor ikke dra nytte av?

5 Begrens e -posten din til en enhet.

I disse dager har du tilgang til e -posten din overalt du snur deg: Den bærbare datamaskinen din, telefonen, nettbrettet, og Din smarte klokke (hvis du vet, du har en av dem). Ja, det er mange varsler. En undersøkelse fra Future Work Center fant at de som mottok e-post på enhetene sine hadde høyere nivåer av stress-det er bare for mye data for en person å håndtere og fortsatt være tilregnelige. Forsøk i stedet å bare sjekke e -posten din på en enhet, ikke alle. Og for flere måter å mestre denne hverdagskunsten, ikke gå glipp av de 15 kalde åpne forretnings -e -postene som skiller deg ut.

6 Kontroller bare e -posten din til bestemte tidspunkter.

Hvis du sjekker e -posten din hele dagen, vil produktivitetsnivåene dine stupe og stressnivået ditt skyter gjennom taket. Hold deg i stedet til hva som står på oppgavelisten din og åpner bare innboksen til bestemte tidspunkter, enten det er hver par timer eller noen ganger om dagen. På den måten vil du holde deg på oppgaven, og det vil ikke forstyrre dine daglige aktiviteter.

7 Og ikke sjekk det om morgenen eller om natten.

Teknologi gjør det mulig for folk å jobbe 24/7 hvis de vil: du virkelig aldri må slå av. Det er definitivt en god ting å holde deler av dagen din e-postfri, skjønt. I følge folkene på Future Work Center sa deltakere for undersøkelser om å sjekke meldingene sine om morgenen eller senere om natten økte stressnivået. Og hvordan kan det ikke? Du ser ting som bare resulterer i mer press fra sjefen din, dine bekjente og alle andre i livet ditt. Ved å slå av, vil du endelig gi deg sjansen til å gjenta.

8 Fyll ut "til" -feltet sist.

Hvor mange ganger har du sendt en e -post før du var klar til å sende den? Eller innså at du gjorde en feil etter å ha tappet den knappen? Som noen kan bevitne, er det ikke en god følelse. Gmail har en "angre" -funksjon som lar deg for en kort tid "usikre" e -postmeldinger, men det er en enkel måte å unngå uhell i utgangspunktet. Inntil e -posten din er korrekturleser og klar til å gå, la "til" feltet være tomt. Da, når du er Klar til å sende, du kan skrive inn mottakerens navn og få e -posten din uten at noe går galt.

9 Ikke la e -posten din være åpen hele dagen.

AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

Hvis du er den typen person som alltid har e -posten sin åpen og stadig blir distrahert mine innkommende meldinger, må du stoppe den vanen umiddelbart. I følge undersøkelsesdata fra Future Work Center, opplevde de som ser på e -posten deres hele dagen mer press fra nevnte e -postmeldinger. Så hold innsjekkingene til et minimum for å senke stresset.

10 Gå gjennom innboksen i orden.

Det er vanlig å gå gjennom innboksen din på jakt etter de mest høye prioritets-e-postene for å svare på først, men ifølge forfatteren Brian Christian, vil det bare ende opp med å bli en enorm tid-waster. I stedet sier han å begynne på toppen og deretter jobbe deg ned, bestemme hva som må svare og hva som ikke gjør det før du kommer helt gjennom.

11 Sett en hard stopp.

Sier at du ikke vil sjekke e -posten din om natten kanskje arbeid, men du vet hva som fungerer enda bedre? Angi en faktisk avskjæringstid Du har ikke lov til å skanne gjennom innboksen lenger. I stedet for å forlate regelen så åpen, har det å ha et nøyaktig øyeblikk å slå av og nyte kvelden e-postfri, en stor forskjell i stressnivået ditt. Og for flere måter å skjebne og de-tech, lære de 20 geniale måtene å drepe tid uten en smarttelefon.

12 stillhetsvarsler.

Uansett hvor mange ganger du satte for å sjekke e -posten din i løpet av dagen, bør du aldri ha på disse varslene. La oss være ekte: å se dem pinger Pop up vil unektelig fortsatt stresse deg. Bare å slå dem av og holde skrivebordet og ringe litt roligere gjør hele forskjellen i velvære.

13 Hold innboksen ren og organisert.

Akkurat som om du vil holde arbeidsområdet ditt rent, vil du også holde innboksen ryddig. I følge forskning fra University of Michigan, er en måte å hjelpe til med å administrere e -poststress å dra nytte av noen av de interne arrangørene som er tilgjengelige for deg i innboksen din. Lag mapper for å organisere e -postene dine etter kategori, merke og prioritere e -postene dine, og sette opp filtre for å organisere e -postmeldinger når de kommer inn i innboksen din.

14 Ikke les e -postmeldinger i helgen.

Hvis kanskje ikke føles som om du jobber i løpet av helgen hvis du bare holder oversikt over hvilke e -post. Hvis fristelsen alltid er der, bare slett Gmail -appen din fra telefonen på fredag ​​etter jobb og legg den tilbake på mandag. (Desperate Times krever desperate tiltak.) Eller sett opp en tjeneste som tar en innboks i pause.

15 Pause innboksen din.

For å pause innboksen din, bruk et verktøy som innboks -pause, som fungerer for både Gmail og Outlook. I utgangspunktet stopper det alle nye e -postmeldinger fra å komme inn til du bestemmer deg for å la dem igjen. Enten det er om dagen når du prøver å nyte helgene dine, vil det helt sikkert gi deg litt trygghet.

16 Dra nytte av e-postorganiserte tjenester.

Hvis du bare ser i innboksen din får deg til å føle deg overveldet på grunn av hundrevis av uåpnede e -postmeldinger du fremdeles ikke har gått gjennom, bruk en tjeneste som Sane Box. Det hjelper deg å rydde opp i innboksen og organisere hva som er der, legge viktige e -postmeldinger der du kan se dem, sende distraherende e -post til en mappe du kan se senere, og sette nyhetsbrev og abonnement på ett sted. I utgangspunktet blir det din stressbekjempende BFF. Og for flere måter å komme seg fra under teknisk stress-pistolen, lær de 20 måtene sosiale medier understreker oss.

17 Sorter innboksen din via app.

En av de enkleste måtene å organisere innboksen din på er å gjøre det gjennom sortd, som lar deg legge ut alt side om side. Med innboksen til venstre og kategorilister til høyre, kan du dra e-post til forskjellige tilpassbare seksjoner-lignende "å gjøre" og "komplett"-så du kan få et mindre stressende visuelt på innboksen din.

18 Ikke sove på BCC.

Har du noen gang blitt fanget i et nett av e -postmeldinger du ville ha absolutt ingenting å gjøre med? Noen ganger hvis du gjør en introduksjon mellom to personer, havner du på deres tråd for livet og fortsetter å få pinger om ting som ikke gjelder deg overhodet. Hvis du noen gang er en av menneskene i frem og tilbake, kan du lagre det tredje hjulet litt stress og flytte dem til BCC-The "Blind Carbon Copy"-etter introduksjonen. Og hvis du er den som er fanget opp i galskapen, kan du spørre om de andre menneskene i gruppen kan legge til du til BCC for å holde deg utenfor løkken.

19 Snakk med sjefen din.

Hvis du ikke vet hvilke forventninger sjefen din har om å svare på e -post etter timer, understreker deg, ta en prat med dem om hva de leter etter i responstider, sier forskere fra Michigan State University. Forhåpentligvis verdsetter de balanse mellom arbeid og liv og forventer ikke at du kommer tilbake til dem om ting sent på kvelden eller i helgene, og lar deg slappe av når du er uten vakt. Og hvis du vil forsikre deg om at konvoen svømmer, kan du forberede deg ved å utgjøre i de 15 skiltene sjefen din er en psykopat.

20 Ta en "e -postferie.""

Noen ganger kan det være veldig vanskelig å få ting gjort bare å vite at e -posten din er der og venter på at du skal skanne gjennom. Hvis du trenger uavbrutt tid til å jobbe med et prosjekt, kan du fortelle teamet ditt at du tar en e-postferie-disconnecting i halve dagen for å fokusere og få arbeidet ditt gjort-Suggest forskere fra University of Michigan.

21 Hold ting organisert etter frist.

Hvis du hele tiden har en full innboks med e -postmeldinger som bare venter på å bli svart på, kan det være en fordel å begynne å organisere dem innen frist. I følge markedsførings- og salgsekspert Zach Hanlon, organiserer du e-postene dine i mapper basert på prioritet-inkludert i dag, denne uken, og denne måneden eller kvartalen-vil du holde deg tilregnelig og mindre stresset. Det andre kommer inn, stikk den i en mappe og takler den når du må.

22 Bruk 3-sekunders regelen

Nei, denne regelen har ingenting å gjøre med mat som har falt på gulvet. I følge John M. Grohol, Psy.D., Folk kaster bort mye tid på å prøve å finne ut hva de skal gjøre med visse e -poster. I stedet skal den prosessen ikke ta mer enn tre sekunder. For å holde stressnivået nede, må du raskt bestemme om du vil svare, slette, arkivere eller lagre en e -post til senere. Det kan virke som en forhastet avgjørelse, men det vil hjelpe deg å pløye gjennom innboksen mye raskere.

23 Bruk tidsplanfunksjonen.

Noen ganger når noe ikke haster, har du ikke lyst til å gjøre frem og tilbake e-post om det med en gang. Bli i stedet kvitt litt stress ved å skrive det opp og planlegge det for å sende ut noen dager senere, anbefaler folk fra Harvard Business School. På den måten får du det av brystet, men du får fortsatt litt tid før du må takle det igjen.

24 Endre "uleste" e -postmeldinger for å "lese" i bulk

Når du har truffet et visst antall uleste e -postmeldinger, er det ingen som kommer tilbake: du kommer aldri til å komme deg gjennom dem alle, og i all ærlighet, har du sannsynligvis allerede adressert de som var super viktige uansett. For å redusere stresset som kommer fra å se "3.478 uleste e -postmeldinger" dukker opp hver dag, kan du endre dem for å lese i bulk. Hvert e -postsystem er annerledes, men prosessen er generelt ganske enkel. (Du kan slette dem i bulk også, men det kan være jevn mer stressende å vite at de bare er ... borte.)

25 opprettholde et arbeids-personlig skillelinje.

Det er vanskelig å holde ting rett når du har ditt arbeid og personlige e -postmeldinger på ett sted. I følge produktivitetsekspert Paula Rizzo, det er derfor du bør prøve din absolutte hardest for å holde dem adskilt. "På den måten vil du være i forskjellige tankesett når du ser gjennom hver av dem. Det gjør det mye lettere å administrere når du kjenner hvilke typer e -postmeldinger du ser før du selv åpner innboksen. Det gjør prioritering mye enklere også, sier hun.

26 ignorerer gjerne visse e -postmeldinger.

Det kan føles skummelt å ignorere e -post, men tro det eller ei, ikke alt må reagerte på. Hvis du tar det fra Harvard Business School -forskere, er det en enkel måte å bli kvitt litt stress: Hvis noe er at viktig, det er noe som vil komme opp igjen.

27 Ikke avgjøre konflikter over e -post.

Duell det over e-post kan høres mye bedre ut enn å gjøre det ansikt til ansikt, men det ender aldri bra. I følge forskning fra University of Michigan er det en dårlig idé å løse konflikter i innboksen din og vil bare føre til deg mer stress til slutt. I stedet møtes enten personlig eller ring dem opp for å få ting håndtert på en mer effektiv måte. Og for mer fantastisk kontorvisdom, lær de 60 beste 60 sekunders produktivitetshakkene.

Å oppdage mer fantastiske hemmeligheter om å leve ditt beste liv, Klikk her å registrere seg for vårt gratis daglige nyhetsbrev!