17 Genius e -post hacks som vil forbedre livet ditt
Seks-punkt-tre. Det er hvor mange timer, ifølge en fersk studie bestilt av tech -giganten Adobe, som amerikanere i gjennomsnitt bruker på å svare på e -post hver eneste dag. Sagt på en annen måte: du bruker en hel tredje av ditt våkne liv limt til innboksen din, og svarer på meldingstråder som ærlig talt kan hasjeres ut over en fem-minutters IRL-chat. Noe må gi etter.
Heldigvis er det å få noe å gi, i mange tilfeller så enkelt som å trykke på en knapp. Ved å implementere en serie velprøvde taktikker, kan du kutte timene dine brukt på e-post til ingenting. Bare tenk: Hvor mye tid ville du spart hvis du aldri måtte laste ned et vedlegg manuelt igjen? Eller hva om du kunne trekke en hurtig-send e-post tilbake fra eteren, og sparer deg tiden (og panikk!) Brukte på å utarbeide en "Jeg er så lei meg, jeg mente ikke å sende den" e -posten?
Ja, alt dette internett Jujitsu er mulig. Vi har brosteinsbelagt sammen de 17 beste tidsbesparende, livsberettigende, effektivitetsbestemmende e-posthakkene nedenfor. Så les videre, for den skjebne innboksen Zero venter. Og for flere måter å få mest mulig ut av dine 6.3 timer, ikke gå glipp av 15 kalde åpne forretnings -e -postmeldinger som skiller deg ut.
1 Massivt melder seg ut.
Det er en god innsats at innboksen din er like rot som senior sovesal under finalen. Det er også en god innsats at det meste av den rotet skyldes daglige eller ukentlige e -postmeldinger fra forhandlere, organisasjoner og andre nyhetsbrev du kan ha meldt deg på i løpet av årene. Ved å bruke rull.Meg, du kan spore opp alle listene du kan være på og melde deg fra alle du ikke lenger vil motta informasjon fra. Faktisk en Beste livet Redaktør kunne bruke rull.meg for å finne hele 135 abonnement. Hvor mange vil du dukke opp? Og hvor mange kan du gjøre uten?
2 snu snarveier på tastaturet.
Vi kjenner alle de grunnleggende tastatursnarveiene. (Kommando-EN: Velg alle. Kommando-C: Kopi. Kommando-P: lim inn. Etc.) Men Gmail -brukere har muligheten til å slå på et avansert sett med snarveier. Først, gå til Innstillinger. Klikk på generell Tab. Omtrent midtveis i, vil du se en tastatursnarveier Alternativ, slått av som standard. Slå den på, så får du tilgang til disse enkle tastetrykkene:
- C: Start en ny melding
- Skifte-C: Start en ny melding i et nytt vindu
- D: Start en ny melding i en ny fane
- F: videresende en melding
- #: Slett en melding
- Skifte-Jeg: merk en melding som lest
- Skifte-U: Merk en melding som ulest
- Kommando-S: Lagre en melding
3 og automatiser dem deretter.
Hvis du har problemer med å huske dette kompendiet av snarveier, vil Keyrocket, en Google Chrome-plug-in, minne deg på mens du skriver. (Ikke-invasivt, selvfølgelig.) Og for flere måter å bli en produktivitetsmaskin, lær de 15 måtene å doble produktiviteten på halve tiden.
4 Bruk hashtags.
Ja, egentlig fungerer også signaturens organisasjonsverktøy for sosiale medier for e -post. Kast inn en hashtag eller to på slutten av signaturen din-den delen av e-posten som vanligvis er klippet av i, slik at mottakere ikke vil se eller bedømme "#workhardplayhard" -taggen for enkelt søking. Bare skriv hashtaggen inn i søkefeltet øverst i innboksen, så dukker du opp hver e -post som er kodet med den.
5 Aktiver alternativet "Uns Tend".
Vi har alle vært der: du utarbeider en e -post, sender den inn i eteren og innser umiddelbart, å nei, Den meldingen var ikke klar til å sende. Det viser seg at du kan bringe meldingene dine tilbake fra randen ved å installere en nyttig forsinkelse. På Gmail, for eksempel, gå under Innstillinger, deretter generell. Du finner angre knappen Som det femte alternativet. Slå den på. Du kan velge fra en rullegardinmeny med 10 sekunders intervaller; De vil diktere hvor mye tid du har før meldingen sendes av for godt.
6 sett den funksjonen til 10 sekunder.
Et tips: Hvis du bruker e -post som en de facto direktemeldingstjeneste, anbefaler vi å stille inn angre knappen til 10 sekunder. På den måten vil ikke svarene dine bli sendt på en halv minutts forsinkelse. Nei, 30 sekunder høres ikke ut som mye, men la oss si det på denne måten: Hvis din IM-tjeneste du velger (Slack, GCHAT, Facebook Messenger-hva som helst!) holdt hver utgående melding så lenge, kontaktene dine ville raskt bli tegnet.
7 eller bare fyll ut "til" -feltet sist.
Det er en god vane å adoptere, folkens. (Se tidligere lysbilder.)
8 Bruk dette skiltet av.
"For en e -post som begynner med en hilsen av 'hei' eller 'hei,' vil en lukking som 'best' være konsekvent," sier Patricia Napier-Fitzpatrick, Grunnlegger og president for Etikette School of New York. "'Best', selv om det er overforbrukt, er en av de tryggeste stengingene generelt, fordi den er inoffensive og universelt passende."Det stemmer: Til tross for det voldsomme overforbruk," Best "er den beste måten å signere e -postene dine.
9 Og denne e -postsignaturen.
Når du er på veien, i det minste, vil du gi avkallende irriterende, kuttete fraser ("Tilgi eventuelle skrivefeil."" Sendt fra min 1.21 Gigawatt -prosessor."" Sendt fra min iPhone-vær så snill å vurdere miljøet før du skriver ut.") I stedet for noe enkelt, elegant, rett-til-punktet:" Sendt fra veien." I følge Ben Dattner, En utøvende trener, den sjekker alle disse boksene, samtidig som den fremkaller en Kerouac-esque vibe. Lite rart at det er den ene e -post -smarttelefonsignaturen alle burde ha.
10 Og denne office-meldingen.
I følge Jane Scudder, En professor ved Loyala University Chicagos handelshøyskole, når du fyller ut en ut-av-kontor-melding, er dette formatet du bør huse til:
Takk for eposten din. Jeg er ooo fra tirsdag 12. juni til fredag 15. juni uten tilgang til e -post. Hvis dette er presserende, kan du kontakte [personen som er under deg på kommandokjeden-eller, hvis du har en, din kaffetinging assistents navn] på [deres e-postadresse]. Ellers vil jeg svare på alle meldinger når jeg kommer tilbake.
For detaljer på nitpick-nivå, som om du vil avslutte meldingen på din siste dag eller din første dag tilbake-eller om du vil inkludere et telefonnummer til ikke-bare vår ærlig talt også Omfattende guide om saken.
11 Endre visningstettheten.
Gmail -brukere kan velge mellom tre forskjellige skjermtettheter for innboksen: komfortable, koselig og kompakt. Displayetettheten påvirker ikke annet enn hvor mye hvitt rom som finnes mellom hver melding i innboksen din. Det er lite mer enn et spørsmål om preferanse, men tenk på det, vel, et semesteroppgave. Komfortabel er som dobbeltforet avstand, der koselig er enkeltforet avstand, og kompakt tilsvarer halvforet avstand.
12 Ikke glem å arkivere.
Du kan eliminere e -post fra innboksen din uten å måtte rense dem fra eksistensen via søppelmappen. Ved å "arkivere" individuelle meldinger, blir de umiddelbart skjult for innboksen din og alle mappene dine. Men du kan fremdeles spore dem opp, om nødvendig, via søkefunksjonen. På Gmail kan du øyeblikkelig arkivere meldinger etter å ha åpnet dem ved å klikke på den lille "X" som vises ved siden av emnelinjen.
13 Følg to-minutters regelen.
Forkjempet av produktivitetseksperter av alle striper, er to-minutters regelen en sikker måte å takle e-postrelatert stress. Slik fungerer det: Hvis du kan svare på og glemme en e -post om to minutter eller mindre, må du takle den med en gang. Hvis ikke, kast den til side for senere.
14 batch e -post svarene dine.
For å kutte ned hvor mye tid du bruker limt til skjermen fanget opp i tankeledende frem og tilbake-utveksling, kan du utpeke tider på dagen din som "e-post svar" -perioder. (Kanskje det er en time om morgenen, og 90 minutter på ettermiddagen. Kanskje det er tre timer etter lunsj. Uansett hva som fungerer for deg!) Da svarer bare på e-post i løpet av disse tidsrammer-og aldri utenfor dem. AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB
15 Kapp e -postene dine på 140 tegn.
Ja, akkurat som en tweet (eller i det minste en tweet før 280 revolusjoner). Som Andrew Torba, Administrerende direktør i Gab, det sosiale nettverket, rådet i et middels innlegg, det er best å holde e -postene dine så kort som mulig. "Jeg vil gjerne hjelpe deg med å løse problem x. Jeg gjør Y og Z foreslo at vi kobler til. Er du fri til å chatte?"Det er ikke behov for blomstrende hilsener.
16 Sett vedlegg til automatisk nedlasting.
Hvis dette, så kan det (IFTTT), en e-postoptimaliserende app, hjelpe deg på å sette spesifikt "språk", så å si, som vil kutte ut en haug med middleman-type slagord. For eksempel: Hvis en innkommende e -post har et vedlegg, vil IFTTT automatisk laste den ned til Google -stasjonen din.
17 Ikke svar på e -post etter timer.
Det er ingen hemmelighet at amerikanere er overarbeidet-og som Adobe-studien avslørte, kommer mye av det overarbeidet fra hyppig e-post. Derfor introduserte medlemmer av New York City Council, tidligere i år en regning som ville gjøre det ulovlig for selskaper å kreve at ansatte skal sjekke e-post etter timer. (Det er inspirert av en for øyeblikket lov om bøker i Frankrike, der selskaper med staber som er større enn 50, må sette strenge retningslinjer for ettertidsarbeid, ellers står de overfor økonomiske straffer.)
Å oppdage mer fantastiske hemmeligheter om å leve ditt beste liv, Klikk her å registrere seg for vårt gratis daglige nyhetsbrev!
