15 måter du skriver e -postmeldinger feil

Så langt som kommunikasjoner med digital tid går, deler ingen allestedsnærheten til god, gammeldags e-post. Alle sammen del i e -post. I henhold til data samlet av Radicati Group, et teknisk-sentrisk markedsundersøkelsesfirma, skyter vi samlet av nesten 270 milliarder e-postmeldinger per dag. Å skrive e-post er en så fast kablet, bakt del av hverdagen at det, som å gå og snakke og puste, bør være andre natur for alle nå. Det er med andre ord ingen unnskyldning for å utarbeide en e -post feil.

Og likevel er det mange e -postmeldinger med feil. (Jeg vil satse på at, av de 270 milliarder, faller det solide 260 milliarder dollar i denne kategorien.) Saktmodige emnelinjer, ubehagelige hilsener, dårlig råd om fontvalg-og ikke engang komme meg i gang med dobbelt plass (eller dobbelt bindestrek). Ja, det er mange ting du kan skru opp i e-postskrivingsprosessen. Her finner du de hyppigste lovbryterne-og lærer å fikse dem også. Der det ikke var noen unnskyldning før, er det egentlig Ingen unnskyldning nå. Og for mer fantastiske råd om kontorliv, lær de 25 geniale måtene å erobre kontorutbrenthet.

1 du melder deg av med alt annet enn "best.""

Vennlig hilsen. Takk. Alt mitt beste. Eller rett og slett ingenting i det hele tatt. Det er utallige e-postmeldinger å velge mellom. Men ved å bruke mange av de vanlige, som de fire, risikerer du å bli for formell, for kald, for faux-sinere eller for reservert (henholdsvis). Spill det trygt ved å holde seg til tidstestet Beste. I følge Patricia Napier-Fitzpatrick fungerer det for enhver situasjon, og lander midt i sentrum av det formelle informasjonsmessige Venn-diagrammet. Kort sagt, det er det beste alternativet.

2 Du bruker fremmede ord i kjeder.

Når en samtale er i gang, er det ikke behov for Hei eller kjære eller Takk eller beste. (Dobbelt så hvis du jobber på et tett sammensveiset kontor, der samtale er mer enn bare en vannkjøler nødvendighet.) Hilsen og valediksjoner bare rotet e -posten din og avbryter strømmen av samtalen. Start hver kjede med dem, helt sikkert, men grøft dem så snart du kan.

3 Du går over ordtelling.

I følge en studie av 40 millioner Forretnings -e -postmeldinger, gjennomført av folkene på Boomerang, produktivitetsappen, det er en perfekt lengde på salgs -e -postmeldinger. For maksimal effekt, sørg for at e -posten din ikke er kortere enn 50 ord og ikke lenger enn 125. (Ja, det inkluderer de fire til seks ordene du bruker til Heis og Ha dets.) Og for flere måter å mestre kunsten å elektroniske meldinger, lær de 17 geniale e -posthakkene som vil forbedre livet ditt.

4 Du er dobbeltavstand.

For å eldes deg selv umiddelbart, legg to mellomrom på slutten av hver setning. Dobbeltrommet-A-praksis vil du bare se i disse dager i e-post fra advokater, leger og dine besteforeldre-originerte som et typesettingsmandat på 1800-tallet. Tilbake i disse dager kan blekk flyte, og perioder kommer kanskje ikke til det endelige utskriftskjøringen. Den ekstra plassen fungerte som en pute av klarhet, så å si, for å sikre at en leser med sikkerhet ville vite at en setning var over.

En digitalt funksjonell tid har ikke behov for dobbelt plass overhodet. Faktisk ble publiserende hus, avis og magasiner utfaset praksisen med å dobbelt-avstanden tilbake i 1940 -tallet, Etter ankomsten av IBMs utøvende leder, en toppmaskin. Folkens, det er 2018. Du bør være avstand ut setningene dine som. Dette.

Ikke.  Som.  Dette.

5 Du er dobbelt-hyphening.

Em -dash (en av disse: -) er det du prøver å lage. Slå den skifte, alt, og bindestrek (Denne: -) nøkler samtidig.

6 Du bruker feil mobilsignatur.

Du har sikkert sett noen krypende verdige e-postsignaturer, hvorav de fleste har en tendens til å komme fra det alltid fungerende publikum. ("Sendt fra mobil. Tilgi alle tpyoer, "er en klassiker.) Ikke lag de samme fallgruvene. Hvis du skyter av en e-post fra veien, kan du bare si det bokstavelig talt. I følge Ben Dattner, En utøvende trener, den beste mobile e -postsignaturen du kan ha, er så enkel som: "Sendt fra veien."Det er klart, effektivt, og til og med kommer med den ekstra bonusen med å fremkalle en luft av kerouac-lignende nonchalance.

7 Du kopierer feil.

Hvis du kopierer tekst fra et eksternt kilde-et orddokument eller et Excel-regneark, vil du si at du vil fjerne formatering før du treffer sende. Ellers vises teksten din i mottakerens innboks. For å fjerne formatering, hvis du er en av milliarder av Gmail -brukere, kan du markere teksten du trenger skrubbet og treffe den lille "TX" -boksen. Du vil finne det helt til høyre for Formateringsmuligheter verktøylinje. (Det er knappen som ser slik ut: EN.) AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

8 Du skriver definitivt OOO -meldinger feil.

Som Jane Scudder, professor ved Loyala University Chicagos handelshøyskole, råder, er det ett og bare ett format å følge når du utarbeider en melding om kontoret:

Takk for eposten din. Jeg er ooo fra tirsdag 12. juni til fredag ​​15. juni uten tilgang til e -post. Hvis dette er presserende, kan du kontakte [personen som er under deg på kjeden av kommando-eller, hvis du har en, din snart-å-bli-avstemte-med-e-post assistents navn] på [deres e-postadresse]. Ellers vil jeg svare på alle meldinger når jeg kommer tilbake.

For detaljer på nitpick-nivå, som om du vil avslutte meldingen på din siste dag eller din første dag tilbake-eller om du vil inkludere et telefonnummer til ikke-bare vår ærlig talt også Omfattende guide om saken.

9 Du skruer opp vedlegg.

Aldri dra og slippe bildevedlegg i en e -post. Under prosessen kan du bildets dimensjoner eller filstørrelse, noe som betyr at mottakeren kan motta en lavere oppløsning (stygg og pixelert) versjon av bildet. I stedet må du rette deg til papirklippikonet i e -posten din, og finn og last opp filen på den måten.

10 Du er ikke hyperkobling.

Å kaste nettadresser tilfeldigvis inn i kroppen til en e -post er stygg, tungvint, og fremfor alt lett å fikse. Bare fremhev teksten du vil ha hyperkoblet, treff Kommando-k, og lim inn nettadressen inn i feltet som dukker opp. Deretter vil teksten din se slik ut.

11 Du bruker for mange perioder.

Språket utvikler seg over tid-men jeg refererer ikke bare til ord med kvikksølv betydninger, eller forbigående setninger som har gått tapt for historien. Tegnsetting endres også. Ta for eksempel perioden. I århundrer betegnet det at en setning er over, og ingenting annet. Det var fullstendig blottet for noe stoff eller følelser utover det.

Men i disse dager, som forskere ved både Binghamton og Rutgers universiteter har bemerket, kan det å avslutte en setning i en periode komme av som i beste fall Curt eller, i verste fall sint. (Selv om du ikke trenger vitenskap for å fortelle deg at alle "det er bra." eller ikke."Du mottar føles som en sleight.) Så med mindre det er en formell e -post, minimer perioden din bruk. Bruk mindre-Harsh-tegnsetting-EM-Dashes, Ellipser, Commas, Colons og Semicolons-To String Together Thought Thought.

12 Du gjør emnelinjer alt galt.

De fleste stasjonære e -postinnbokser kutter av emnelinjens visning med 60 tegn. På smarttelefoner er imidlertid denne skjermen avskåret med et tegntelling så lavt som 25, avhengig av enheten. (Større skjermer, som de på iPhone 8 Plus, vil vises opptil 30 tegn.) For å sikre at hele emnelinjen blir lest, hold ting kort og søtt. Å, og ikke glem å fylle den ut. Få ting er mer forsiktige enn å motta et "(ingen emne)" e -post fra en fremmed.

13 Du bruker feil skrift.

Helvetica er banal. Times New Roman er hovmodig. Comic Sans er .. .bare nei. Når du utarbeider e -post, hold deg til det grunnleggende: sans serif. Det er usminket og lett å lese. I tillegg gjengir skrifttypen på hver nettleser, så meldingen din blir levert som tiltenkt, med all skriftstylisering intakt (kursiv, dristig, understreket-den slags), til mottakeren.

14 Du skyver alt inn i ett avsnitt.

Klumping av all teksten din er skjemmende, og avhengig av hvor mye du sier, uorganisert til en forvirrende grad. Følg denne regelen: Hvert avsnitt skal ha en poeng, og hvert punkt fortjener sitt eget avsnitt (selv om det bare er en setning). Bryt opp teksten din deretter.

15 du lager skrivefeil.

Du er bedre enn det.

Å oppdage mer fantastiske hemmeligheter om å leve ditt beste liv, Klikk her å registrere seg for vårt gratis daglige nyhetsbrev!