De tre ordene du aldri skal bruke i en e -post, sier eksperter

I disse dager er innboksene våre fylt med så mange varsler og kampanjer vi ikke skjønte at vi registrerte oss for-ja Amazon, vi er klar over at vi fremdeles har elementer i handlekurven vår-det er nesten forfriskende når vi mottar en e-post fra et faktisk menneske. Men ikke alle botfrie meldinger fremkaller en munter respons, og noen kan være direkte stressende-spesielt hvis de inkluderer tre bekymringsfulle små ord. Enten til en ansatt, sjefen din, en venn eller partner, hvis du skriver en e -post, er det noen ting som bør unngås hvis du i det hele tatt er bekymret for mottakerens blodtrykk. Det er en god sjanse for at du ikke en gang innser at ordvalget ditt er grunn til bekymring, så les videre for å lære de tre ordene du aldri bør bruke i en e -post.

RELATERT: Si aldri disse 5 ordene i en begravelse, advarer ekspert.

Aldri si "kan vi snakke" i en e -post.

I en fersk artikkel i Rask selskap, Nathan Rice, En digital etiketteekspert og partner ved markedsføringsbyrået Haberman, beskriver hva han dubber den fryktede "Boss -e -posten" som inneholder emnelinjen ", kan vi snakke?"Å lese disse ordene kan øyeblikkelig få noens hjerte til å hoppe i halsen og begynne å se for seg i verste fall hvis e-posten ikke er fra en arbeidsgiver. "La oss koble til på 3" kan sette noen av i lignende halespinn. AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

Hva mangler her? Kontekst. "Din intensjon kan bare være å brainstorme live om et kommende prosjekt eller dele nyheter om en endring i selskapet som er lettere gjort personlig," skriver Rice. "Likevel, uten kontekst, er det lett for alle å lure på om det er ytelsesbasert, eller verre, permitteringsrelatert."Ris tror ikke at sjefen din sender denne typen e -postmeldinger til med vilje, og kaller det mer av en" blindspot enn en forsettlig liten ", men det er noe vi alle bør være klar over.

Det er ikke bare sjefer som skal passe på uttrykket.

Denne digitale faux PAS-advarselen er ikke bare for de høyere-up-nei-behovet for å gjøre sjefen din bekymre deg for at du slutter med en vag e-post når du bare lurer på om du kan svinge fokuset ditt. "Digital etikette diskriminerer ikke," forteller Rice Beste livet. "Det burde helt sikkert gå begge veier og gjelder hver person, hver e -postsamtale.""

Og selvfølgelig, når det kommer til forhold, romantisk eller på annen måte, er det ingen som vil være i den mottakende enden av en "kan vi snakke?"E -post. "Vårt arbeid og sosiale liv er så sammenvevd i dag, så hvordan vi handler og etiketten vår skal brukes på begge deler," sier Rice. "Mens dynamikken er forskjellig i personlige forhold, er følelsene de samme. Når du sender partneren din, kan vi snakke?'Tekst de samme menneskelige følelser resultatet."Kanskje enda verre, med tanken på et potensielt samlivsbrudd i horisonten.

"Når vi kommer fra et digitalt etiketteperspektiv, ønsker vi å være gode verter-make-folk føler seg komfortable," legger Rice til. "Can We Talk" E -post -emnelinjen er ganske enkelt elendig etikette som det gjør det motsatte. Det informerer ikke leseren om intensjon eller gir dem verdi, og gjør potensielt skade.""

RELATERT: For flere råd levert rett til innboksen din, kan du registrere deg for vårt daglige nyhetsbrev.

Uhøflige e -poster kan ta en toll på velvære.

Studier har vist at "å håndtere uhøflige e-postmeldinger kan skape dvelende stress og ta en toll på mottakerens velvære," rapporterer Scientific American. Publikasjonen så på en studie der deltakere i et simulert arbeidseksperiment fikk negative meldinger fra sjefene sine og oppdaget at de "opplevde mer negative følelser, synes det var vanskeligere å holde seg engasjert i arbeidsoppgaver og svarte på færre spørsmål riktig enn kontrollgruppen.""

Og mange mennesker kan ikke la være å ta denne typen stress hjem, med en annen studie som viser at ansatte som fikk negative meldinger i løpet av en arbeidsdag var mer "sannsynligvis å rapportere flere stresssymptomer både om kvelden og morgenen etter.""

Her er hva du skal skrive i en e -post i stedet.

Du kan sende en e -post uten kontekst bare fordi du er opptatt. "Vi beveger oss alle raskt og generelt blir handling belønnet," sier Rice. Men å avta bare litt kan gjøre det mer behagelig for alle involverte. Rice gjør en vane med å skrive, lese, og leser deretter hver e-post på nytt. "Det er ikke uvanlig at jeg går en kort spasertur eller gjør en serie hoppeskjakker før jeg besøker utkastet til e -postmeldinger," sier han. Når han skriver en e -post, spør han seg selv: "Gir jeg leserverdien?"Han følger også disse retningslinjene:

1. Hold det enkelt.

2. Gi litt kontekst.

3. Være spesifikk.

"I enkelhetens ånd virker det som om vi alle kan gå tilbake til det gamle ordtaket 'behandle andre hvordan du ønsker å bli behandlet,'" sier Rice. "Jeg tror vi til og med kan komme oss utover det: øv deg på empati, lære å bremse, gjøre noen hoppeskjakker og lese den e-posten på nytt før du treffer Send.""

RELATERT: Dette er den verste måten å avslutte en e -post, viser forskningsshow.