Her er den ene Out-of-Office-meldingen du bør ha

Feriedager. Syke dager. Personlige dager. Høytider. For sjefens potensielle ubehag er dette uunngåeligheten av balanse mellom arbeid og liv: du vil Bruk litt tid borte fra skrivebordet ditt-og det vil være mer enn bare en lunsjpause. Og for millioner av kontorarbeidere der ute, er en ting helt essensielt for de dagene du ikke er lenket til tastaturet: Out-of-Office-meldingen.

Nå er det å lage den perfekte office-budskapet en kunst så mye som det er en vitenskap. Det må være profesjonelt, men likevel personabelt, kortfattet, men likevel informativt, sløvt, men likevel høflig. "Nøkkelen er å tydeliggjøre følgende fem ting," sier Jane Scudder, Et sertifisert liv, ledelse og karrieretrener, og professor ved Loyola University Chicagos handelshøyskole. "Når du er ute; når du kommer tilbake; hvis du sjekker e -post eller ikke; hvis du er tilgjengelig via telefon eller ikke; og hvem du skal kontakte i ditt fravær."Etter det, sier hun," resten er bare stil!""

Med det i bakhodet, her er hennes anbefalte format som vil fungere for enhver situasjon:

Takk for eposten din. Jeg er ooo fra onsdag 15. november til fredag ​​17. november uten tilgang til e -post. Hvis dette er presserende, kan du kontakte [personen som er under deg på kommandokjeden-eller, hvis du har en, din lave assistents navn] på [deres e-postadresse]. Ellers vil jeg svare på alle meldinger når jeg kommer tilbake. AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

Som du ser, trenger du ikke si Hvorfor Du er ute; Det er ingen virksomhet, men din, og avhengig av omstendighetene, sjefen din er. Scudder er også sikker på å merke seg at det å betegne tilgjengeligheten av telefonen eller e -post også er valgfritt, men at det er greit å "indikere [hvis] du vil sjekke av og til."Du kan også merke at det er" alle meldinger "og ikke" meldingen din."Selv om det kan være fristende å tilpasse meldingen din uten kontor, vil du bruke" alle meldinger "gi mottakeren en subtil påminnelse om at hei, du analyserer gjennom mye av e-post-det kan ta en stund å svare.

Til slutt, en merknad om datoer. Det er noen kollokvial uenighet om hva rekke datoer i meldingen din betyr: betyr den andre datoen du er tilbake den dagen eller at det er siste dag Du vil være ute? På dette er Scudder fast: det indikerer at den siste dagen du vil være ute.

Noen flere regler å huske på: Hvis tiden din spenner over en helg, og du vil være tilbake på Grind First Thing Monday, er det ikke nødvendig å liste opp den foregående søndagen på Out-of-Office-meldingen; De fleste jobber ikke i helgene, så fredagen før er det bra. Men hvis du kommer tilbake på et døgn senere i uken, må du huske å inkludere helgen i tidsområdet ditt, slik: Fra onsdag 15. november til og med tirsdag 21. november.

Nå som du har mestret utarbeidelse av en ut-av-kontor, kan du lese opp hvorfor du bør vurdere å forlate den på hele tiden fra noen som forlater hans permanent. 

For mer råd om å leve ditt beste liv, Følg oss på Facebook nå!