17 Uskrevne e -postetikettregler Ingen lærte deg noen gang

Når det gjelder e -post, kan du tro at du vet alt det er å vite. Tross alt sender de fleste av oss og mottar i gjennomsnitt 121 e -postmeldinger per dag, I følge teknisk markedsundersøkelsesfirma Radicati Group. Men selv om du sannsynligvis bruker en betydelig del av hver dag på å tømme i innboksen din, kan du fortsatt lære en ting eller to. Egentlig er det massevis av e -postetikettregler som regelmessig unngår deg og mange andre mennesker i kontaktlisten din. Vil være sikker på at du er elektronisk høflig? Her er de 17 gyldne reglene for e -post du sannsynligvis ikke visste, men trenger å vite.

1 Svar i øyeblikket du får en e -post, selv om du trenger mer tid.

Ingen setter pris på å motta et svar på en e -post uker etter at de sendte det. Faktisk avslørte en undersøkelse fra 2018 utført av konsulentfirmaet Toeister Performance Solutions at 41 prosent av folk forventet et e -postrespons fra sine kolleger på under en time. (Begynn å utarbeide unnskyldningsnotater til regnskapsavdelingen din nå!)

Noen e -post svar krever selvfølgelig at du tygger over tankene dine, og utarbeidet en målt melding. I disse tilfellene er løsningen enkel: svar i løpet av få minutter for å la avsenderen vite at du mottok budskapet deres, men trenger litt mer tid til å ordne opp i ting. På den måten vet de at du har tatt e -posten deres i betraktning og ikke bare ignorerer dem.

2 Bruk "Svar alle" med forsiktighet.

Det er en avgjørende forskjell mellom "Svar" og "Svar alle" -alternativer. Og likevel er det mange e -postbrukere som dessverre ikke skjønner det. I tilfelle du er en av dem, vet du at når du velger sistnevnte, mottar hver mottaker som ble CC på den opprinnelige meldingen ditt svar-og oftere enn ikke trenger du ikke oversvømme alles innbokser.

Disse unødvendige massemeldingene er en slik svøpe, det er en kollokvial begrep for å beskrive dem: "Svar allpocalypse."Så neste gang du svarer på en masse -e -post, bør du vurdere hvem som virkelig trenger å lese svaret ditt: hele selskapet eller bare den opprinnelige avsenderen?

3 Hvis du vil ha et svar fra noen, ikke cc dem.

AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

Når du CC noen på en e-post-som betyr at du "karbon kopierer" dem-indikerer det vanligvis at du vil holde dem loopet inn på samtalen, men ikke nødvendigvis leter etter et svar fra dem. Og som treningsprofesjonell Dannielle Walz Advarsler, misbruk av CC -alternativet kan føre til kommunikasjonsproblemer.

"Ved å cc-ing kollegene i mange e-postmeldinger, kan de begynne å slutte å se e-postene dine som viktige og kan plassere dem direkte i en 'referansemappe' eller 'lese senere mappe'," skrev hun i et LinkedIn-innlegg. "Dette kan føre til at viktig informasjon blir savnet i fremtiden.""

Så hvis du forventer et svar fra noen, legg e -postadressen sin i "til" -feltet og bruk "CC" -funksjonen sparsomt.

4 Forstå når og når du ikke skal bruke BCC.

BCC -feltet er enda mer komplisert, og unngår stadig de mest erfarne e -postbrukerne. Men la oss bryte det ned: BCC står for "Blind Carbon Copy", så selv om det ligner på CC-ing, viser BCC-ing ikke den personens e-post til andre mottakere, noe som betyr at ingen andre på kjeden vil se at du Inkludert dem.

Så når er det greit å bruke BCC? Hillel Fuld av Inc. magasinet sier at det strengt tatt er for masse -e -postmeldinger, eller når noen introduserer deg via e -post til noen andre.

"I alle andre tilfeller, når du e-post noen og BCC noen andre, blir du uærlig-lignende det eller ikke," konstaterer Fuld. "Du sender en e -post person X og uten at de vet det, lar Person Y -avlytting av samtalen din. Person X har ingen anelse om at noen andre leser denne e -posten, når du i virkeligheten også sendte den til noen andre også.""

5 Bruk utropstegn sparsomt.

Det er lett å kaste et utropstegn i e -postene dine her og der, men prøv å ikke gjøre en vane med det. Mens de historisk brukes til å indikere spenning, kan utropstegn i en e -post lett forveksles med foniness eller passiv aggressivitet.

"Bruk av unødvendig utropstegn i [en] e -post kan lett ødelegge den underliggende betydningen av teksten din," Anna Verasai forklarer på HR Digest. "Bruk den bare når du trenger å understreke noe som er viktig. Tenk på hvordan leseren din kan tolke meldingen når de leser den.""

6 Vær forsiktig med din bruk av humor.

Alle elsker en god vits nå og da, men fordi tonen kan bli misforstått når de ikke tilsvarer personlig, er det best å la vitsene være ute av e-postene dine. "Reserver humoren for en telefonsamtale eller personlig," forretningsskrivende professor, David Silverman, skrev i Harvard Business Review. "På den måten, når det er lamslått stillhet i den andre enden av linjen eller på yttersiden av konferansebordet, kan jeg si: 'Jeg tror du kanskje ikke skjønner hvor morsom jeg anser meg selv for å være, og gitt det, jeg tror jeg vil stoppe nå.'"

Men seriøst: en sentral studie fra 2005 publisert i Journal of Personality and Social Psychology avslørte at mens avsendere spådde at mottakerne deres nøyaktig kunne dechiffrere tonen 80 prosent av tiden, var mottakerne faktisk bare i stand til å lese tone 56 prosent av tiden nøyaktig.

7 Hopp over slang.

Med fremveksten av direktemeldinger har forkortede former for det engelske språket blitt mer brukt-lignende "U" for "You" eller "Wanna" i stedet for "vil."Men akkurat som humor ikke ofte holder seg når det gjelder e-post, er slang en lignende no-go. I følge en onepoll -undersøkelse trodde 37 prosent av folk slangbruk på arbeidsplassen var uakseptabel, og 55 prosent sa hopp over "lol" når det gjelder e -post til sjefen din.

8 Vær oppmerksom på emnelinjen.

Faglinjer er enkle, men nødvendige. Og siden et flertall av e-postene blir lest på mobile enheter-55 prosent, er det ifølge e-postleverbarhetsselskapets retursti-det er viktig å spikre dem. Korte, konsise og direkte emnelinjer er best. Formålet med e -posten din skal være tydelig angitt, og du bør begrense den til fem ord eller færre, fordi mobile enheter kutter av noen ord etter det.

9 inkluderer en signatur.

Har du noen gang fått en e -post fra noen og lurt på: "Hvem er dette fra?"Selv om avsenderens adresse kan gi deg noen få ledetråder om hvem de er, er det noen ganger ikke nok. En signatur på slutten av e -posten din kan umiddelbart informere mottakeren om hvem du er, hva du gjør og hvordan de kan kontakte deg ytterligere.

Folkene på Integrated Marketing Agency Ocreativive sier at det å ha en e -postsignaturboks er "som å gi en person et visittkort hver gang du sender en e -post."Hvis du ikke har en ennå, kan du legge til en signatur som inkluderer ditt fulle navn, posisjon, telefonnummer, e -post, nettsted og en forretningslogo.

10 Husk å kysse (hold det kort og enkelt).

KISS -metoden er noe de fleste av oss ble undervist på barneskolen, men det betyr ikke at det er mindre nødvendig senere i livet. Boomerang, en e -postproduktivitetsapp, undersøkte de viktigste metodene for å få flere e -postresponser. Deres største takeaway? Det er best å skrive som om du er åtte år.

Forskningen deres fant ut at e-postmeldinger som ble skrevet på et tredje klasse lesenivå, var 36 prosent mer sannsynlig å bli svart på enn de som er skrevet på et college-lesenivå.

11 få oppmerksomhet til vedleggene.

Vedlegg er noen ganger en nødvendig del av e -postprosessen, men du bør vite godt hvordan du bruker dem før du fester deg med Abandon. I lange e -postkjeder kan de noen ganger gå upåaktet hen eller oversett, og uventede vedlegg har en tendens til å også være uåpnet fordi mottakere er på vakt mot elektroniske virus.

Den beste løsningen er å ringe ut vedleggene dine i e -posten din. Grammarly sier at den beste måten å varsle mottakeren av vedlegg er å inkludere en melding på slutten av e -posten din som sier noe på linje med "Jeg har vedlagt [element]" eller "Vennligst referer til det vedlagte [elementet] for mer Detaljer.""

12 Standardiser fonten din.

Selv om det ikke kan være morsomt å leke med fontstiler og farger, er det ikke noe sted for knallrosa tegneserier i den profesjonelle verdenen. Som det viser seg, er fontbruk ekstremt viktig når det gjelder digital kommunikasjon, ifølge Colin Wheildon, forfatter av Type & Layout: Kommuniserer du eller bare lager pene former? "Det er mulig å blåse bort tre fjerdedeler av leserne våre bare ved å velge feil type," sa han til amerikanske forfattere og artister.

Så hvilke skrifter skal du holde deg til når det gjelder e -post? Magemail anbefaler Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS eller Arial.

13 korrekturles alt.

Når du skriver en e -post, er sjansen stor for at du kommer til å gjøre en feil; Tross alt er du bare menneskelig. Feil blir imidlertid ikke ofte sett forbi når det kommer til e -postmeldinger. I en grammarisk meningsmåling av nesten 2000 respondenter sa 67 prosent at det var ikke OK å lage skrivefeil i e -post, mens bare 6 prosent mente det var en akseptabel feil.

14 Skriv inn e -postadressen sist.

Den enkleste måten å sikre at du ikke sender en e -post før den er klar eller før den er blitt ryddet for noen skrivefeil? Vent til alt er i topp topp form før du går inn i mottakerens e-postadresse. Som du vet, er det å gjøre e -postfeilmåter å gjøre feil inntrykk.

"Det er ikke bare profesjonalitet som er problemet," Karen Kessler, President for Evergreen Partners, fortalt Forbes. "Det som står på spill er omdømmet til den ansatte og selskapet eller organisasjonen. Vi har sett dårlige e-postbeslutninger føre til negative konsekvenser for den ansattes-dismissale-og for organisasjonen som godt tildemping.""

15 og trippelkontroller mottakerens navn.

En stor feil du bør unngå er å stave mottakerens navn galt, så sørg for å trippelkontroll før du treffer Send. Mange ser handlingen med å stave et navn som lat og hensynsløst, spesielt Når riktig stavemåte er i e -postadressen. Hva bør du gjøre hvis du gjør den feilen ved et uhell? Kathryn Shanley, Eier av redigering av røde penn, sier en øyeblikkelig unnskyldning er nøkkelen til å opprettholde din troverdighet.

16 For profesjonell virksomhet, bruk en profesjonell e -postadresse.

Mens en personlig e -postadresse er greit å bruke når du tilsvarer venner eller familie, må du holde den utenfor det profesjonelle forretningsriket. Dette er spesielt viktig i en forbrukerselger-situasjon. En GoDaddy -undersøkelse fra 2016 av 1000 amerikanere avslørte at 75 prosent mener at det å ha en profesjonell e -post er en viktig faktor for å stole på en online virksomhet, og 33 prosent vil tvile på legitimiteten til en selger hvis de brukte en personlig e -postadresse.

"Du glemmer aldri et førsteinntrykk, verken i det virkelige liv eller på nettet," GoDaddys hovedproduktoffiser, Steven Aldrich, sa i en uttalelse. "Ofte foregår din første direkte samhandling med en kunde over e -post, og det ser profesjonelt ut i denne sammenhengen er enormt viktig.""

17 Husk at alt kan deles.

Enten det er gjennom videresending, BCC-ing eller bare blinker telefonen i noens ansikt, er det viktig å huske at alt du skriver i en e-post kan sees av noen andre enn den tiltenkte mottakeren. Derfor bør all din e-kommunikasjon være profesjonell og risikofri. Tross alt kan e -post til og med være tillatt i retten, så det er best å aldri sende noe som kan brukes mot deg senere. Og for flere måter å forbedre arbeidslivet ditt, sjekk ut de 25 geniale triksene for å jobbe smartere og ikke hardere.

Å oppdage mer fantastiske hemmeligheter om å leve ditt beste liv, Klikk her å følge oss på Instagram!