17 e -postadministrasjonstriks som vil forbedre din eksistens

I følge en studie av Workfront, en skybasert administrasjonsleverandør, gjennomsnittet u.S. Ansatt har 199 uleste eller uåpnede e -postmeldinger i innboksen til enhver tid. Hvis det tallet høres høyt ut, heldig deg, og hvis det høres lavt ut, kan det være på tide å gi din kommunikasjonsstil en grundig overhaling. Enda viktigere er det imidlertid ikke å være slik. Mens e-post nå har blitt synonymt med noe som er overveldende, tidkrevende og kjedelig, er det ikke for sent for at det skal leve opp til fakturering som et raskt, enkelt og smertefritt middel for å kommunisere med hverandre.

Nøkkelen til å administrere innboksen din med årvåkenhet-er å vite triksene i handelen. Faktum er at det er et helt sett med verktøy av alle slag som har blitt utviklet gjennom årene av likesinnede e-posttikre som bare prøver å kjempe seg ut fra under deres uleste post. Men før du kan benytte deg av disse triksene---en innboks svart belte-må du lære hva de er. Så uten videre, har vi avrundet 17 av de mest fine, ikke-tullene og veldig mye nødvendige triks for å hjelpe til med å takle villmarken i innboksen din en gang for alle.

1 Spill e -postspillet.

E-postspillet er et online spill som etter at du blir signert i e-postkontoen din som administrerer innboksen din moro. Det sykler i hovedsak gjennom e -postene dine, ber deg om å ta grep om hver enkelt som en tidtaker, og holder poengsum basert på hvor mange e -postmeldinger du svarer på umiddelbart kontra å legge bort for senere. Selv om spillet kan bli satt på pause, og la deg komme til e-postene dine på en mer rolig måte, er det en flott måte å sette litt spenning og konkurranse-til en ellers tørr oppgave.

2 strømlinjeforme med sortd.

Noen gang skulle ønske at e -postkontoen din bare var smartere? Vel, sortd er liksom slik. I tillegg til å plassere e-postkontoer på en mer øyevennlig webside, inkluderer den også funksjoner som hjelper deg å holde deg på toppen av arbeidsmengden. Disse inkluderer påminnelser, widgets som hjelper til med å strømlinjeforme oppgavelisten din, og til og med en sporingsfunksjon som lar deg se når meldingene dine er åpnet. Det lar deg også dele i en gruppe enkelt, noe som gjør teamprosjekter mer flytende.

3 Integrer e -postadressene dine.

Noen gang ønsker å diversifisere e-postkontoer som gjør en sosial, en virksomhet og en personlig konto, for eksempel-men bekymre deg for at det å gjøre det vil gjøre skiften mellom dem enda en frustrerende oppgave å takle? Du er ikke alene. Heldigvis lar Shift, en gratis nedlastbar applikasjon, deg integrere alle e-postadressene dine i ett elegant, lett-på-øyne-vinduet, noe som gjør det så enkelt å slå mellom dem som klikket på din styreflate. Som en bonus integrerer den også søkefunksjonalitet, noe som betyr at du kan se gjennom hele kommunikasjonen din på en gang-spesielt nyttig for de kommunikasjonene som bor på grensen til forretning og personlig.

4 grøft avmeldingen.

I de første dagene av e -post ble skjemaet behandlet omtrent som et fysisk brev, og inkluderte en hilsen, en melding og en avmelding. Imidlertid, nå som alle har blitt oversvømmet med e -post på en måte som sikkert ikke ville være mulig med fysisk post, har reglene endret seg.

For det første er det ikke lenger behov for et pålogging. De kan fremdeles brukes til mer formell kommunikasjon, og når de introduserer seg, men ellers er det ikke nødvendig å ta seg tid til å avgjøre mellom "beste" og "varmt."For å si det enkelt-vi er forbi det.

5 Sorter meldingene dine via prioritet.

SaneBox er et annet nyttig programvare som, selv om den ikke er gratis (planene starter på $ 59 for året), kan bare være verdt det. Det lar deg i det vesentlige sortere e -postmeldinger basert på deres haster, inkludert "nå", "senere", og for disse notatene som aldri trenger å se dagens lys, "Black Hole.""

6 Implementere Ohio -metoden.

Hvis du nøler når du åpner e -post, er Ohio -metoden noe for deg. Det står for det "bare håndtere det en gang" og etterlater deg tre alternativer: svar, slett eller arkiver riktig. Dette betyr ingen rulling forbi, og forteller deg selv at du "kommer til det senere"-fordi sannheten er at du sannsynligvis ikke vil.

7 Hold det kortfattet.

Ønsker å få e -postene dine raskere ut? Prøv å begrense deg til et fast antall ord i svaret ditt. Selv om dette kan føles skurrende med det første, jo færre ord du bruker i kommunikasjonen din, jo mer tid har du på hendene. Imidlertid, ikke heng deg til å kaste inn sikringsord som "kanskje" og "jeg tror" å myke opp det som kan virke som Curt Language ved først å gjøre, så kan få deg til å virke mindre autoritativ.

8 Lagre meldingsmaler.

Hvis du ofte sender den samme meldingen (si, for å bekrefte et kjøp eller for å validere et abonnement), lagre malen i en stasjonær mappe og trekk den ut når det er nødvendig. Hvis du ikke trenger å legge mye tanke på en e -post, bør du ikke legge så mye tid inn i det, heller. Tatt i betraktning at ansatte bruker opptil 28 prosent av arbeidsuken sin bare å administrere innboksen, kan dette spare deg for en sjokkerende mengde tid og bortkastet produktivitet i løpet av et år. AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

9 Tøm søpla på slutten av hver dag.

Å tømme søpla kan være stressende-og etter at det er borte, er det borte for godt. Imidlertid, hvis en e -post virkelig er presserende og du tilfeldigvis søppel den, kan du ikke gjøre noen feil: personen som prøver å komme i kontakt, vil sende den igjen.

Bedre ennå, å tømme søpla på slutten av dagen hjelper til.

10 Bruk en avslutningsindikator.

Å sette EOM på slutten av en emneinje- "Slutt på meldingen" -teller personen som meldingen ikke trenger å åpnes: den nødvendige informasjonen er allerede formidlet. Det er en flott tidsbesparelse når en e -post blir brukt bare som en påminnelse. Bruk den, og oppmuntre andre til også. Å ikke måtte åpne en e -post kan ikke virke som en stor tidsbesparelse, men den legger opp.

11 Slett meldinger du ikke vil lese først.

Før du åpner noe, kan du slette de e -postene som åpenbart ikke er verdt tiden din. Og med tanke på at opptil 45 prosent av alle e -postmeldinger er spam, men ikke nødvendigvis kommer til spam -mappen din, er det absolutt verdt å grøfte noe av det rotet. Ved å tømme noe av børsten, vil du få resten av e -postoppgavene dine til å føle seg litt mindre stressende. Og når det gjelder stress, teller du hver bit.

12 Lag filmapper som passer.

De fleste e-postadresser kommer forhåndsinnlastet med noen få mapper-inbox, søppel, arkivert, osv. Selv om dette er et flott sted å starte når det gjelder e -postorganisasjon, bør de ikke være de eneste du stoler på for å holde meldingene dine organisert. Mens du fremdeles kan bruke de eksisterende mappene, må du huske å legge til dine egne for å effektivisere søkene dine. Lag mapper for personlig kommunikasjon, PR -kontakter eller til og med meldinger fra barneskolen, og du kan beholde den viktige informasjonen de inneholder uten å la disse meldingene tette opp innboksen din.

13 Sett påminnelser.

Boomerang er en annen nedlastbar app som kan strømlinjeforme den nedbryte innboksen på kort tid. Opprinnelig kjent som Baydin, er det nye navnet mer passende for det. Gratis appen vil sende meldinger på dine vegne på spesifiserte datoer-si, for ukentlige påminnelser, eller månedlige regninger-og kan fjerne meldinger fra innboksen til de må håndteres. I tillegg kan det minne deg om å følge opp meldinger du allerede har sendt.

14 Bruk tilpassede snarveier og hermetiske svar.

Det er ingen som benekter at hermetiske svar kan høres robot. En hermetisk respons som er tilpasset, kan imidlertid være et tidsbesparende verktøy som ikke ofrer personligheten din. Observer tidligere kommunikasjoner for å se hvilke setninger du bruker mest, og lag et dokument av dem for å spare deg selv. For Gmail-brukere er faktisk denne funksjonaliteten bygget rett i postprogrammet kan huske setningene du bruker hyppigst i meldingene dine og lar deg sette dem inn bare ved å trykke på Tab-tasten.

15 Slett etter videresending.

Noen ganger får vi sendt e -postmeldinger som egentlig ikke skal adresseres til oss i utgangspunktet. Kanskje det er for noen andre i selskapet, eller romkameraten som betaler elektriske regninger. Uansett må det være foran andres øyeboller, ikke våre. I stedet for bare å videresende og glemme, sletter du imidlertid hele kjeden etter å ha passert relevant info. Det er ikke din virksomhet, så hvorfor skal det ta plass i innboksen din?

16 Benytt deg av arkivfunksjonen.

Hvis e -posten din allerede er veid ned med overflødig meldinger, er et godt første skritt å ta steget og bare slette alt. Det meste av det vil du sannsynligvis aldri takle på dette tidspunktet, og personen som ventet på svar har sannsynligvis glemt. Hvis du ikke helt kan ta deg selv for å gjøre trekket, arkiver det-det er bedre enn ingenting, og vil få deg et skritt nærmere den mytiske "innboksen null.""

17 Avslutt abonnementet til de tingene du ikke leser.

Abonner noen gang på et nyhetsbrev-eller noen andre vanlige e-postblåsinger for å bli av kjærlighet med det, men fortsett å motta meldinger som gjør lite mer enn flunder i bunnen av innboksen din? Noen gang gjort det 10, 20, eller, jeg vet ikke, 200 ganger? I så fall er du i godt selskap. Kanskje det er grunnen til at gratis -appen, Unroll.meg, har knagget et slikt fotfeste på markedet. Etter nedlasting, ruller.Me's algoritme samler sammen alle e -postabonnementene dine, noe som gir enkel sortering og/eller avmelding. I tillegg tilbyr deres "Rollup" -funksjon et kjekk format for å lese viktige nyhetsbrev du liker. Det er også ubegrenset: Tjenesten er tilgjengelig på alle enheter.

Å oppdage mer fantastiske hemmeligheter om å leve ditt beste liv, Klikk her å følge oss på Instagram!